ERP

تعریف برنامه‌ریزی منابع سازمان (ERP)

تعریف برنامه‌ریزی منابع سازمان (ERP) برای برنامه‌ریزی منابع سازمان (ERP) تعاریف متعددی ارائه شده است که تقریبا همگی یک مفهوم را بیان می‌کنند. برای نمونه در ادامه به چند مورد اشاره می‌شود: • ERP، یک علم و فن برای مدیریت منابع است. • یک راه حل نرم ‌افزاری است که تمام فعالیت‌های واحدهای مختلف سازمان را به طور یکپارچه در یک سیستم نرم‌افزاری واحد تعریف و ایجاد می‌کند. • یک بسته نرم‌ افزاری تجاری است که هدف آن یکپارچگی اطلاعاتی و برقراری جریان اطلاعات بین تمامی ‏بخش‌های سازمان از جمله مالی، حسابداری، منابع انسانی، زنجیره عرضه و مدیریت مشتریان است. در یک تعریف جامع با توجه به ویژگی‌های یک ERP می‌توان تعریف زیر را برای برنامه‌ریزی منابع سازمان ارائه نمود: • ERP یک بسته نرم افزاری کاربردی درون سازمانی، جامع و سازمان نگر، ماژولار، استاندارد و شامل یک مجموعه از ماژول‌های یکپارچه، آماده راه اندازی، از پیش طراحی شده و از پیش مهندسی شده ولی قابل تنظیم و پیکربندی بر اساس نیازهای پویای سازمان‌ها است. این راه حل کاملاً انعطاف پذیر، فرآیندگرا و اطلاعات محور بوده و شامل کلیه فعالیت‌ها و فرآیندهای اصلی و مؤثر در ایجاد ارزش افزوده سازمان است. فرآیندهای از پیش تعریف شده در سیستم بر اساس تجربیات و گزینه‌های بر‌تر استخراج شده‌اند. • با توجه به تعاریف فوق می‌توان دریافت مهم‌ترین ویژگی یک سیستم ERP فرآیندگرا بودن آن است. در واقع یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های یک ERP و یکی از ضرورت‌های شکل‌گیری این‌گونه سیستم‌های سازمانی توجه به فرآیندهای سازمانی در بین حوزه‌های کارکردی است.

مزایای ERP

نخستین مزیتی که در کوتاه مدت و پس از پیاده‌سازی ERP می‌توان انتظار داشت، کاهش هزینه‌های عملیاتی نظیر کاهش هزینه‌های کنترل موجودی انبار، هزینه تولید، هزینه عملیات حسابداری و ثبت وقایع مالی، هزینه‌های بازاریابی و پشتیبانی است. از دیگر مزایای به کارگیری ERP می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:  ایجاد یکپارچگی سازمانی از منظر اطلاعاتی و افزایش سازگاری در اطلاعات موجود در سازمان  پیاده‌سازی برنامه‌ریزی منابع سازمان با ایجاد پایه‌ای قوی از انباره داده‌ها. این سیستم دسترسی بهتر و سریع‌تر به داده‌ها را برای مدیریت امکان پذیر می‌سازد و به این ترتیب مدیریت می‌تواند به سرعت، اطلاعات مورد نیاز خود را جهت اخذ تصمیمات در اختیار داشته باشد.  مهم‌ترین مزیت برنامه‌ریزی منابع سازمان بهبود هماهنگی میان واحدهای سازمان، کاهش وقفه‌های کاری و افزایش کارایی فرآیندهاست. بهبود تدریجی فرآیندهای سازمانی بر اساس بهترین تجربیاتی که شرکت‌های عرضه‌کننده نرم افزار از سازمان‌های مختلف به دست آورده‌اند.

دلایل موفقیت و شکست در پیاده‌سازی و استقرار ERP 

پروژه های پیاده سازی  ERP با توجه به اینکه همه ابعاد و فرایندهای سازمان را در برمی‌گیرد، از پیچیدگی بالایی برخوردار است و لذا مدیریت ریسک پروژه و یا عدم آن می‌تواند منجر به موفقیت و یا شکست آن گردد. ریسک‌های ارائه شده در هر سازمان شدت قوت و ضعفی دارد، بدین معنی که یک ریسک ممکن است در یک سازمان اصلا وجود نداشته باشد اما در شرکت دیگری  ریسک بسیار بالا و حتما باید کنترل شود. ریسک‌های پروژه به سه دسته تقسیم بندی شده اند:
    ریسک‌های قبل از انتخاب  ERP
   ریسک‌های زمان پیاده سازی  ERP
 ریسک های بعد از اجرا  ERP

ریسک‌های قبل از شروع پروژه ERP

  • احساس نیاز به ERP باید در بدنه سازمان به خصوص مدیران ارشد و میانی وجود داشته باشد. مدیران باید به این بلوغ رسیده باشند که برای بقا و توسعهERP یک ضرورت  است.
  • هیئت مدیره و مدیران ارشد سازمان باید از اجرای پروژه حمایت کامل و همه جانبه کنند.
  • انتخاب صحیح ERP؛ با توجه به مفاهيم روشن ERP به ندرت می‌توان يک سيستم منطبق با اين ويژگی را در ايران پيدا کرد و انتخاب يک محصول خارجی  سازمان،
  • مطمئن که در چندین شرکت مشابه عملیاتی و اجرایی شده اند بهترین گزینه است (Benchmarking).
  • انتخاب صحیح مشاور پیاده سازی؛ شرکت مشاور باید دارای شرایط زیر باشد:
    • دارای چندین تجربه موفق پیاده سازی در ایران؛ خصوصیات و شرایط شرکت‌های خارجی با فرهنگ خاص خودشان با شرایط و فرهنگ ایران کاملا متفاوت است، لذا مشاور باید با این فرهنگ آشنایی داشته باشد. توصیه می‌شود حتما از مشتریان شرکت مشاور بازدید و نحوه انجام کار آن‌ها بررسی گردد.
    • داشتن تعداد مناسب مشاور متخصص و در دسترس با توجه به اسکوپ پروژه تعیین شده
    • استفاده از متدولوژی مناسب مدیریت پروژه
    • داشتن تعهد، صداقت و انعطاف لازم
    • وجود انگیزه بالا در تیم مشاور
    • زمان پاسخگویی مشاور
  • انتخاب اسکوپ صحیح پروژه در موفقیت پروژه بسیار مهم است . مشاور پیاده سازی در این زمینه می‌تواند به کارفرما در انتخاب صحیح و فازبندی پروژه کمک نماید.
  • اطمینان از تخصیص نیروی مناسب کارفرما به تیم پروژه
  • اطمینان از وجود بستر IT مناسب جهت شروع کار
  • قرارداد پیاده‌سازی باید بصورت شفاف و کامل تهیه گردد. قرارداد باید شامل اسکوپ، شرح وظایف طرفین، نوع و کیفیت مدارک قابل تحویل در هر فاز، شرایط بسته شدن هر فاز و شرایط پرداخت به طور شفاف باشد.

ریسک‌های زمان پیاده‌سازی

 

  • التزام و حمایت عملی مدیران ارشد سازمان؛ برای اینکار باید جلسات دوره‌ای مرتب با مدیران ارشد گذاشته شود. اشتباه خطرناکی که در بعضی از سازمان‌ها رخ می‌دهد، این است که فکر می‌کنند مسئولیت پیاده‌سازی و موفقیت پروژه ERP با واحد IT است در صورتی که این پروژه مربوط به کل سازمان بوده و همه مدیران باید به سهم خود حمایت عملی از این پروژه را در دستور کار خود داشته باشند.  نقش و شرح وظایف هر کدام از آنان باید به عنوان مالک فرایند (Business Owner) در ابتدای پروژه تهیه و به آن‌ها ابلاغ گردد.
  • تخصیص نفرات کلیدی در هر حوزه؛ نفرات کلیدی (Key User) در پروژه، نفرات با تجربه، متخصص، با انگیزه و دیدی وسیع و جامع‌نگر هستند که آمادگی تغییر فرایندهای سازمان را در جهت بهبود فرایند کسب و کار دارا باشند.
  • مدیر پروژه و یا تیم مدیریت پروژه یکی از ارکان موفقیت پروژه هستند که انتخاب صحیح آن می‌تواند بسیاری از ریسک‌های پروژه را کاهش دهد.
  • تهیه به موقع Clean Data
  • اصرار بر حفظ رویه‌های فعلی سازمان
  • ايجاد استثنا‌هاي غير منطقي به عنوان رويه سازمان
  • آموزش مناسب کاربران کلیدی
  • تهیه سناریوهای کامل تست و انجام کامل آن‌ها
  • عدم تغییر در اعضا تیم پروژه
  • برگزاری جلسات یکپارچگی
  • برگزاری جلسات مدیریت تغییر با توجه به گزارش آنالیز ذینفعان
  • مدیریت صحیح و مناسب جلسات به معنی حضور همه نفرات مورد نیاز، تهیه دقیق صورت جلسه و پیگیری مفاد آن
  • تغییرات مکرر پس از بستن فرآیندهای To Be سازمان در مرحله تست سیستم
  • درخواست تغییرات بنیادی در سیستم
  • تعیین صحیح شرح وظایف و مسئولیت‌های پرسنل سازمان پس از اجرای سیستم Roles & Responsibilities
  • اطلاع‌رسانی و تهیه دستورالعمل‌ها و آیین‌نامه‌های اجرایی در رابطه با چگونگی کار کردن پرسنل با سیستم   ERP
  • آموزش کاربران نهایی با توجه به شرح وظایف هر کدام و دستورالعمل‌های اجرایی تهیه شده
  • انتخاب مناسب ابزار صحیح مدیریت پروژه  ERP جهت مدیریت مسائل، ریسک‌ها، فعالیت‌ها
  • تصمیم‌گیری صحیح در رابطه با چگونگی و استراتژی استقرار و اجرای   ERP
  • حفظ انگیزه و میزان مشارکت اعضای تیم تا انتهای پروژه

ریسک‌های بعد از پیاده سازی   ERP

 

خطایی که برخی از مدیران و کارشناسان می‌کنند این است که فکر می‌کنند کار تمام شده است در صورتی که عدم مراقبت از سیستم می‌تواند همه تلاش‌ها و فعالیت‌های همه تیم را نابود کند. لذا توصیه اکید می‌شود پس از اجرا ریسک‌های زیر مدیریت شود.
  • آگاهی‌دادن به مدیران در رابطه با طبیعی بودن کاهش عملکرد پرسنل در ابتدای اجرایی‌شدن  ERP
  • تعیین و تجهیز تیم پشتیبانی
  • تهیه دستورالعمل و روش پشتیبانی کاربران نهایی
  • تهیه چک لیست‌های کنترلی برای هر ماژول و کنترل از صحت ورود داده‌ها و اجرای صحیح فرایندها
  • پیگیری خطاها و مشکلات اعلام شده در سریع‌ترین زمان ممکن
  • عدم پذیرش درخواست‌های جدید و بهبودهای غیر ضروری تا ۶ ماه پس از اجرا
  • بررسی عملکرد کاربران نهایی و برگزاری آموزش‌های مجدد
  • تعهد مدیریت بر تهیه گزارشات از سیستم   ERP
در نهایت درصورتی که اراده لازم از سوی مدیران و تیم کارفرما برای انجام پروژه های ERP وجود داشته باشد و در صورت انتخاب صحیح محصول و مشاور انجام چنین پروژه‌ای ممکن خواهد بود. و خوشبختانه سامه آرا با انتخاب درست مشتریان وکارفرمایان خود و با رعایت حداکثری موارد بالا تا کنون همه پروژه‌های خود را با موفقیت به پایان برده است.

وضعیت ERP IRAN

 

سابقه پیاده سازی ERP در ایران مشابه بسیاری از موضوعات دیگر با حداقل یک دهه تاخیر نسبت به کشورهای پیشرفته دنیا شروع شد و خوشبختانه اخیرا شرکت ها و سازمانهای بالغ ایرانی به ضرورت پیاده سازی و استفاده از ERP واقف شده اند و تعداد شرکتهای متقاضی پیاده سازی این سیستم روز به روز در حال افزایش است.